Καταγραφή κλήσεων με συμμόρφωση στο νόμο

Η ηχογράφηση των τηλεφωνικών σας κλήσεων φαίνεται σαν κάτι που πρέπει να σας επιτραπεί να κάνετε, σωστά; Αλλά τότε, πιθανότατα θα ήσασταν λιγότερο ψύχραιμοι με το να ηχογραφεί τις κλήσεις σας κάποιος άλλος και αυτό είναι που κάνετε στο άτομο στην άλλη άκρη της γραμμής όταν ηχογραφείτε τις δικές σας. Για αυτόν τον λόγο, είναι παράνομο σε ορισμένες περιοχές των ΗΠΑ να ηχογραφείτε μια τηλεφωνική κλήση χωρίς τη συγκατάθεση και των δύο μερών. Κάθε κράτος αποφασίζει τους δικούς του κανόνες και υπάρχουν επίσης εξαιρέσεις για τη λήψη ρητής συναίνεσης.

Αυτός ο απλός οδηγός θα σας παρουσιάσει όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζετε για να καταγράψετε τον ήχο κλήσης ενώ παραμένετε στη δεξιά πλευρά του νόμου.

Γιατί να ηχογραφείτε τις κλήσεις σας;

Η ηχογράφηση κλήσεων μπορεί να φαίνεται σαν κάτι που θα βλέπετε μόνο σε ταινίες ή σε δραματικές αίθουσες δικαστηρίων, αλλά υπάρχουν πολλοί καθημερινοί λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι το κάνουν – και δεν είναι όλοι για την επίλυση μυστηρίων ή την απόσπαση εξομολογήσεων. Μπορεί να είναι εκπληκτικά χρήσιμο για να παραμένετε οργανωμένοι ή να προστατεύσετε τον εαυτό σας σε δύσκολες καταστάσεις. Εδώ είναι μερικά πιθανά σενάρια.

Έχετε κλείσει ποτέ το τηλέφωνο και ξεχάσατε αμέσως τα μισά από αυτά που ειπώθηκαν; Η καταγραφή κλήσεων μπορεί να είναι σωτήρια για την παρακολούθηση σημαντικών πληροφοριών. Είτε είναι ένας γιατρός που εξηγεί ένα σχέδιο θεραπείας, ένας πράκτορας εξυπηρέτησης πελατών που δίνει υποσχέσεις ή ένα μέλος της οικογένειας που μοιράζεται μια συνταγή, η κατοχή ενός αρχείου μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι τίποτα δεν θα ξεφύγει.

Η ηχογράφηση κλήσεων είναι συχνά μέρος της δουλειάς σε ορισμένους χώρους εργασίας. Οι δημοσιογράφοι το χρησιμοποιούν για να τραβήξουν συνεντεύξεις για μετέπειτα έλεγχο και οι επιχειρήσεις ενδέχεται να καταγράφουν κλήσεις για εκπαιδευτικούς σκοπούς ή για να βελτιώσουν την εξυπηρέτηση πελατών. Ακόμη και ελεύθεροι επαγγελματίες ή σύμβουλοι μερικές φορές καταγράφουν συναντήσεις για να διασφαλίσουν ότι κατανοούν τις προσδοκίες των πελατών.

Η ηχογράφηση μιας κλήσης μπορεί να σας προστατεύσει σε κολλώδεις καταστάσεις. Εάν κατακερματίζετε μια προφορική συμφωνία ή έχετε να κάνετε με έναν δύσκολο πάροχο υπηρεσιών, μια ηχογράφηση μπορεί να είναι χρήσιμη απόδειξη εάν τα πράγματα πάνε νότια. Δεν είναι να είσαι παρανοϊκός – είναι να είσαι προετοιμασμένος.

Όποιος κι αν είναι ο λόγος, η ηχογράφηση κλήσεων έχει να κάνει με τη ζωή λίγο πιο εύκολη, αλλά το να έχεις έναν νόμιμο λόγο για να πετύχεις ρεκόρ δεν είναι πάντα μια άμυνα ενάντια στο νόμο που μπορεί να παραβιάσεις κάνοντας κάτι τέτοιο. Ας ρίξουμε μια ματιά σε ποιους νόμους είναι αυτοί στην πολιτεία σας.

Υπάρχουν τόσο πολιτειακοί όσο και ομοσπονδιακοί νόμοι για την εγγραφή κλήσεων στις ΗΠΑ. Κάθε κράτος εμπίπτει γενικά σε μία από τις δύο κατηγορίες: Συναίνεση ενός μέρους ή συναίνεση δύο μερών. Αυτά είναι αρκετά αυτονόητα. Εάν ο νόμος είναι συναίνεση ενός μέρους, μπορείτε να ηχογραφήσετε νόμιμα τις κλήσεις σας χωρίς τη συμφωνία του ατόμου ή των ατόμων με τα οποία μιλάτε. Η συναίνεση δύο μερών απαιτεί την άδεια και των δύο ατόμων στην κλήση ή κάθε ατόμου εάν είναι περισσότερα από δύο.

Για λόγους σαφήνειας, η συναίνεση ενός μέρους σημαίνει ένα από τα άτομα που συμμετέχουν στην κλήση — δεν μπορείτε να επιτρέψετε στον εαυτό σας να ηχογραφήσει μια κλήση δύο ή περισσότερων άλλων μερών. Αυτό θα σας έθετε σε παραβίαση των ομοσπονδιακών νόμων σχετικά με τις υποκλοπές.

Δικηγορικό γραφείο με έδρα το Ουισκόνσιν Matthiesen Wickert & Lehrer έχει ένα εξαιρετικό φύλλο κούνιας σχετικά με τους νόμους σχετικά με την καταγραφή των τηλεφωνικών κλήσεων σε κάθε πολιτεία. Οι περισσότερες πολιτείες απαιτούν μόνο συναίνεση ενός μέρους για την εγγραφή μιας κλήσης. Αυτή η ομάδα των 39 πολιτειών περιλαμβάνει την Περιφέρεια της Κολούμπια και το Βερμόντ. Ο τελευταίος δεν έχει πολιτειακή νομοθεσία για το θέμα, επομένως παραπέμπει στον ομοσπονδιακό νόμο, ο οποίος είναι επίσης μονομερής συναίνεση.

Αυτό αφήνει 11 πολιτείες που απαιτούν τη συναίνεση δύο μερών (ή όλων των μερών) για την εγγραφή μιας κλήσης. Αυτοί είναι:

Αυτό φαίνεται αρκετά απλό, αλλά όπως θα το φτάσουμε σύντομα, δεν είναι πάντα τόσο ασπρόμαυρο.

Τι γίνεται με τις διακρατικές κλήσεις;

Εάν βρίσκεστε σε κατάσταση συναίνεσης ενός μέρους, αλλά το άτομο με το οποίο μιλάτε βρίσκεται σε κατάσταση συναίνεσης δύο μερών, ποιοι κανόνες ισχύουν;

Η απάντηση δεν είναι πάντα σαφής, αλλά κατά γενικό κανόνα, θα πρέπει πάντα να ακολουθείτε τον αυστηρότερο νόμο. Εάν ένα μέρος βρίσκεται σε κατάσταση που απαιτεί τη συναίνεση των δύο μερών, θα πρέπει να υποθέσετε ότι πρέπει να λάβετε την άδεια όλων. Τα δικαστήρια συχνά κλίνουν προς την προστασία του απορρήτου όταν οι νόμοι συγκρούονται, επομένως το να παίζετε με ασφάλεια βοηθά στην αποφυγή νομικών προβλημάτων.

Η σύγχυση προέρχεται από το γεγονός ότι οι νόμοι μπορεί να εξαρτώνται από το πού γίνεται η ηχογράφηση, καθώς ορισμένα κράτη εφαρμόζουν τους δικούς τους κανόνες ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται το άλλο άτομο. Οι διακρατικές κλήσεις μπορεί επίσης να εμπίπτουν σε ομοσπονδιακούς νόμους, οι οποίοι γενικά επιτρέπουν τη συναίνεση ενός μέρους, αλλά αυτό δεν παρακάμπτει τους αυστηρότερους νόμους της πολιτείας.

Οι νόμοι σπάνια είναι τόσο ξεκάθαροι όσο φαίνονται, και αυτό ισχύει συχνά για τη νομοθεσία για την καταγραφή κλήσεων. Η ερμηνεία του δικαστηρίου είναι σημαντική, και αυτό συνέβη στη Νεβάδα. Ενώ το κράτος έχει τεχνικά νόμους για τη συναίνεση όλων των κομμάτων, οι δικαστικές αποφάσεις έχουν κλίνει προς την ερμηνεία του ως μονοκομματική συναίνεση.

Ακόμη και ο τρόπος που δίνεται η συγκατάθεση έχει αμφισβητηθεί στα δικαστήρια πολλών πολιτειών. Υπήρξαν περιπτώσεις κατά τις οποίες το δικαστικό σώμα έκρινε ότι η συγκατάθεση μπορεί να υπονοηθεί και όχι να δηλωθεί ρητά. Ένα άλλο σημείο της διαμάχης σε ορισμένες δικαστικές αποφάσεις είναι ότι χρειάζεται να συναινέσετε για να ηχογραφηθεί μια κλήση μόνο εάν έχετε “εύλογη προσδοκία ιδιωτικότητας”. Για παράδειγμα, μπορείτε να περιμένετε να έχετε ιδιωτικότητα όταν είστε μόνοι στο αυτοκίνητό σας ή στο σπίτι, αλλά όχι αν βρίσκεστε σε πολυσύχναστο σαλόνι αεροδρομίου ή σε τερματικό σταθμό λεωφορείων.

Εκτός από αυτές τις επιπλοκές, ορισμένες εξαιρέσεις ενδέχεται να σας επιτρέψουν να κάνετε νόμιμα εγγραφή χωρίς να ακολουθείτε τις τυπικές απαιτήσεις συναίνεσης. Αυτές οι εξαιρέσεις συνήθως εξαρτώνται από το πλαίσιο ή το ποιος εμπλέκεται. Εδώ είναι μερικά από τα πιο κοινά παραδείγματα.

• Δημόσιο συμφέρον και δημοσιογραφία — Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ηχογραφήσεις που γίνονται για το δημόσιο συμφέρον, όπως η αποκάλυψη διαφθοράς ή αδικοπραγίας, ενδέχεται να προστατεύονται νομικά. Για παράδειγμα, οι δημοσιογράφοι μπορεί να έχουν περισσότερα περιθώρια ελευθερίας βάσει των νόμων για την ασπίδα ή της προστασίας κατά των καταγγελιών.
• Πολιτικές εργοδοτών — Εάν χρησιμοποιείτε τηλέφωνο εταιρείας ή καλείτε μέσω συστήματος χώρου εργασίας, ο εργοδότης σας μπορεί να έχει πολιτικές σχετικά με την καταγραφή κλήσεων. Ενδέχεται να έχουν το δικαίωμα να παρακολουθούν ή να καταγράφουν κλήσεις χωρίς τη συγκατάθεση του υπαλλήλου, εάν αυτό αποκαλυφθεί εκ των προτέρων.
• Επιβολή του νόμου — Οι αξιωματικοί που ενεργούν υπό τη νόμιμη εξουσία μπορούν να καταγράφουν κλήσεις ως μέρος των ερευνών. Ωστόσο, οι ιδιώτες που προσποιούνται ότι «συλλέγουν αποδεικτικά στοιχεία» δεν έχουν τα ίδια δικαιώματα εκτός εάν όλα τα μέρη συναινέσουν ή πληρούνται άλλες συγκεκριμένες προϋποθέσεις.
• ακούσια εγγραφή — Οι τυχαίες ηχογραφήσεις, όπως αυτές που καταγράφονται από βοηθούς φωνής όπως η Alexa ή η Siri, συνήθως δεν επιφέρουν νομικές κυρώσεις, εκτός εάν κοινοποιηθούν ή χρησιμοποιηθούν σκόπιμα.

Το συμπέρασμα είναι ότι οι νόμοι για την καταγραφή κλήσεων μπορεί να γίνουν λίγο δύσκολοι και είναι εύκολο να παρασυρθείτε από αυτούς. Εάν δεν είστε σίγουροι, είναι πάντα το πιο ασφαλές να κάνετε λάθος από την πλευρά της προσοχής και να ζητήσετε άδεια. Αυτό όχι μόνο σας κρατά σε συμμόρφωση, αλλά και αποφεύγει πιθανές συγκρούσεις ή παρεξηγήσεις.

Η εγγραφή κλήσεων χωρίς σαφή κατανόηση των νομικών και ηθικών θεμάτων μπορεί να έχει συνέπειες. Από τη νομική πλευρά, η ηχογράφηση μιας κλήσης χωρίς τις κατάλληλες άδειες μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα ή ακόμα και ποινικές διώξεις. Για παράδειγμα, πολιτείες όπως η Καλιφόρνια αντιμετωπίζουν τις παράνομες ηχογραφήσεις ως σοβαρό αδίκημα και ανάλογα με το πλαίσιο, οι παραβιάσεις μπορεί να κλιμακωθούν από πλημμέλημα σε κακουργήματα.

Πέρα από τις ποινικές κυρώσεις, τα άτομα που έχουν καταγραφεί παράνομα μπορούν να υποβάλουν αστικές αγωγές για αποζημίωση, ιδιαίτερα εάν η ηχογράφηση προκαλεί βλάβη ή αμηχανία. Ηχογραφήσεις που λαμβάνονται χωρίς την κατάλληλη συναίνεση είναι επίσης συχνά απαράδεκτες ως αποδεικτικά στοιχεία στο δικαστήριο, υπονομεύοντας τη χρησιμότητά τους σε νομικές διαφορές.

Ηθικά, η ηχογράφηση μιας κλήσης χωρίς τη γνώση κάποιου μπορεί να τείνει την εμπιστοσύνη και τις σχέσεις. Οι άνθρωποι μπορεί να αισθάνονται ότι έχει παραβιαστεί το απόρρητό τους, ακόμη και όταν ο νόμος επιτρέπει την εγγραφή χωρίς συγκατάθεση. Η ανακάλυψη μιας άγνωστης εγγραφής μπορεί να δημιουργήσει τριβές σε οποιοδήποτε πλαίσιο. Η κακή χρήση μιας ηχογράφησης ή η ακατάλληλη κοινοποίησή της μπορεί επίσης να οδηγήσει σε βλάβη της φήμης για όλους τους εμπλεκόμενους.

Αυτοί οι κίνδυνοι δεν πρέπει να ληφθούν σοβαρά υπόψη εάν σκοπεύετε να ηχογραφήσετε κλήσεις, γι’ αυτό έχουμε μερικές συμβουλές για το πώς να το κάνετε με τον πιο σεβασμό και τον πιο απρόβλεπτο τρόπο.

Ώρα για μερικές βέλτιστες πρακτικές που μπορούν να κάνουν τη διαφορά. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε σε καλό δρόμο νομικά και ηθικά, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι ηχογραφήσεις σας εξυπηρετούν τον προορισμό τους.

Ακόμα κι αν ο νόμος δεν απαιτεί από εσάς να ενημερώσετε τους άλλους ότι ηχογραφείτε, είναι καλή ιδέα να το κάνετε. Η διαφάνεια όπως αυτή ενισχύει την εμπιστοσύνη και αποφεύγει πιθανές αντιδράσεις εάν η ηχογράφηση βγει στο φως αργότερα. Ξεκινήστε την κλήση λέγοντας κάτι σαν, «Θα ήθελα να ηχογραφήσω αυτήν την κλήση για να βεβαιωθώ ότι δεν θα χάσω λεπτομέρειες. Είναι εντάξει;»

Εάν η κλήση περιλαμβάνει ευαίσθητα ή επαγγελματικά θέματα, μείνετε σε αυτή τη σύντομη. Αποφύγετε την ηχογράφηση συνομιλιών σε καταστάσεις όπου μπορεί να αισθάνεστε επεμβατικές ή περιττές. Ομοίως, μην χειραγωγείτε ή αφαιρείτε μέρη της ηχογράφησης εκτός πλαισίου — ειδικά σε επαγγελματικά ή νομικά περιβάλλοντα. Μια εγγραφή είναι πιο χρήσιμη όταν είναι πλήρης και ακριβής.

Σκεφτείτε προσεκτικά τι κάνετε με τις ηχογραφήσεις σας. Η κοινή χρήση ή η χρήση ηχογραφήσεων χωρίς σαφή σκοπό ή άδεια από το άλλο μέρος μπορεί να διαβρώσει την εμπιστοσύνη και ακόμη και να δημιουργήσει νομικά προβλήματα σε ορισμένες περιπτώσεις. Εάν δεν είστε βέβαιοι αν θέλετε να μοιραστείτε μια ηχογράφηση, μην είστε προσεκτικοί και εξετάστε το ενδεχόμενο να συμβουλευτείτε κάποιον με επαγγελματική γνώση τέτοιων θεμάτων.

Ακόμα κι αν δεν φταις εσύ που η ηχογράφηση σου πέφτει σε λάθος χέρια, μπορεί να υποστείς τις συνέπειες. Μόλις ηχογραφηθεί η κλήση, βεβαιωθείτε ότι το αρχείο είναι αποθηκευμένο με ασφάλεια. Για να προστατεύσετε τις εγγραφές σας, χρησιμοποιήστε φακέλους που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης, κρυπτογραφημένο χώρο αποθήκευσης ή υπηρεσίες cloud με ισχυρά μέτρα απορρήτου.

Η εγγραφή κλήσεων μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους, ανάλογα με τα διαθέσιμα εργαλεία και τις προτιμήσεις σας. Εάν θέλετε λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με το πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό, ρίξτε μια ματιά στους οδηγούς μας σχετικά με τον τρόπο εγγραφής κλήσεων στο τηλέφωνο Android ή στο iPhone σας. Ακολουθεί μια σύνοψη των επιλογών σας

• Χρήση ενσωματωμένων λειτουργιών — Όχι μόνο τα πρόσφατα κορυφαία τηλέφωνα μπορούν να καταγράφουν τις κλήσεις σας, αλλά τα πιο πρόσφατα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης όπως το Gemini μπορούν ακόμη και να τα μεταγράψουν και να τα συνοψίσουν για εσάς.
• Εφαρμογές τρίτων — Η Google απέκλεισε τις εφαρμογές εγγραφής κλήσεων από το Play Store πριν από μερικά χρόνια, αλλά εξακολουθούν να υπάρχουν λύσεις. Μεταβείτε στον οδηγό μας για τις καλύτερες εφαρμογές εγγραφής κλήσεων για Android για περισσότερες λεπτομέρειες.
• Εξωτερικές συσκευές εγγραφής κλήσεων — Για όσους αναζητούν υψηλότερη ποιότητα ήχου ή μεγαλύτερη αξιοπιστία, οι εξωτερικές συσκευές εγγραφής κλήσεων είναι μια σταθερή επιλογή. Αυτές οι συσκευές συνδέονται με το τηλέφωνό σας μέσω υποδοχής ακουστικών, Bluetooth ή άλλων διεπαφών, καταγράφοντας απευθείας ήχο. Πολλές εξωτερικές συσκευές εγγραφής διαθέτουν ενσωματωμένη αποθήκευση ή επιλογές εύκολης μεταφοράς.
• Εγγραφή εικονικών κλήσεων — Εάν συμμετέχετε σε μια εικονική σύσκεψη ή κλήση, πλατφόρμες όπως το Zoom, το Microsoft Teams ή το Google Meet συχνά περιλαμβάνουν ενσωματωμένες λειτουργίες εγγραφής. Αυτές οι πλατφόρμες συνήθως ειδοποιούν όλους τους συμμετέχοντες όταν ξεκινά η εγγραφή, κάτι που σας βοηθά να παραμένετε συμμορφωμένοι με τις απαιτήσεις διαφάνειας.