Αύξηση παραγωγικότητας με το Obsidian: Δύο απλά έγγραφα

Όπως όλοι οι άλλοι, ψάχνω συνεχώς τρόπους να βελτιώσω την παραγωγικότητά μου.

Με τα χρόνια, έχω δοκιμάσει το μερίδιό μου από λύσεις: δοκίμασα το Google Keep για γρήγορες σημειώσεις, το Slack για υπενθυμίσεις εργασιών σε πραγματικό χρόνο, το Any.do για απλές λίστες υποχρεώσεων, τις επεκτάσεις Pomodoro Chrome στο timebox my focus, Asana για την επίβλεψη σε επίπεδο έργου, OKR για την ευθυγράμμιση στόχων και στόχων μεγάλης εικόνας και υπερβολικά σχεδιασμένα Airtables για μεγαλύτερα έργα με πολλές δευτερεύουσες εργασίες.

Αργά ή γρήγορα (συχνά ντροπιαστικά νωρίτερα), κάθε σύστημα που προσπάθησα έγινε ανεξέλεγκτο, παραμελημένο και εγκαταλελειμμένο. Όταν όλα τα άλλα απέτυχαν, θα επέστρεφα στο στυλό και στο χαρτί ή απλώς θα ζητούσα από τη γυναίκα μου να μου υπενθυμίσει κάτι ιδιαίτερα σημαντικό.

Αυτές τις μέρες, το διατηρώ απλό — και πραγματικά λειτουργεί. Εάν ενδιαφέρεστε για ένα εργαλείο παραγωγικότητας που προσαρμόζεται πραγματικά σε εσάς, Οψιάνος μπορεί να είναι απλώς η απάντηση που ψάχνατε.

Ένας εργάτης της γνώσης που πνίγεται στη γνώση

Πρώτα, μερικές λεπτομέρειες για τον εαυτό μου. Είμαι ο τυπικός εργάτης γνώσεων σας, αλλά με μια ανατροπή — η (απομακρυσμένη) δουλειά μου είναι παντού. Ως διευθυντής, ασχολούμαι με τα πάντα, από την ηγεσία μιας ομάδας μέχρι το χειρισμό οργανωτικών πραγμάτων. Πρέπει να αλλάζω συνεχώς περιβάλλοντα και να παρακολουθώ πάρα πολλές πληροφορίες. Και περιστασιακά, κάθομαι και γράφω πράγματα.

Ενώ είμαι ευγνώμων για το πόσο ενδιαφέρουσα και προκλητική είναι η δουλειά μου, συχνά παλεύω να παραμείνω στη ζωή σε έναν ωκεανό από εργασίες, υπενθυμίσεις, μηνύματα, σημειώσεις και σχέδια.

Επειδή είμαι δεσμευμένος στο γραφείο τις περισσότερες μέρες, συνήθως εργάζομαι αποκλειστικά από το φορητό υπολογιστή μου με Windows. Δεν είμαι μεγάλος στον συγχρονισμό μεταξύ συσκευών ή ακόμα και στη χρήση κινητού, αλλά καταλαβαίνω απόλυτα γιατί οποιαδήποτε σύγχρονη λύση παραγωγικότητας πρέπει να καλύψει και αυτές τις πτυχές.

Εισάγετε το Obsidian

Στον πυρήνα του, το Obsidian είναι μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων, αλλά είναι πολύ περισσότερα από αυτό. Μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τεράστια κομμάτια της γνώσης σας και να τις κάνετε εύκολα προσβάσιμες, γι’ αυτό πολλοί πιστοί του Obsidian το αποκαλούν «ψηφιακό εγκέφαλο». Νομίζω ότι είναι μια κατάλληλη μεταφορά για το τι μπορείτε να κάνετε με το Obsidian, αν και το κρατάω μου ψηφιακός εγκέφαλος πολύ πιο απλός.

Οι σημειώσεις Obsidian είναι βασισμένες στη Markdown, τη δημοφιλή γλώσσα σήμανσης που χρησιμοποιεί απλή σύνταξη για τη μορφοποίηση κειμένου. Πληκτρολογώντας **αυτό** το μετατρέπει σε αυτό — μπορεί να μην είστε εξοικειωμένοι με το όνομα, αλλά πιθανότατα έχετε χρησιμοποιήσει σύνταξη εμπνευσμένη από το Markdown ή το Markdown στο Slack, στο Discord ή σε άλλες δημοφιλείς εφαρμογές. Επειδή ήμουν ήδη εξοικειωμένος με τις συμβάσεις μορφοποίησης, η δημιουργία σημειώσεων σε Obsidian ήταν εύκολη για μένα.

Όπου οι εγκέφαλοι έχουν νευρικές οδούς, ο Οψιδιανός έχει σύνδεση μεταξύ των νότων. Αυτή η απατηλά βασική δυνατότητα σάς επιτρέπει να ορίζετε και να οπτικοποιείτε σχέσεις μεταξύ ιδεών, εννοιών ή οτιδήποτε άλλο μπορείτε να βάλετε σε μια σημείωση. Χτίζοντας συνεχώς αυτό το δίκτυο, κάνετε τον ψηφιακό σας εγκέφαλο πιο περίπλοκο και ισχυρό κάθε μέρα.

Με λειτουργίες όπως καθημερινές σημειώσεις, πρότυπα και μια πλούσια βιβλιοθήκη προσθηκών, το Obsidian μπορεί να προσαρμοστεί σχεδόν σε οποιαδήποτε ροή εργασίας. Αυτή είναι η ομορφιά της εφαρμογής: μπορεί να είναι τόσο περίπλοκη ή τόσο βασική όσο χρειάζεστε.

Αν και υπάρχει η δυνατότητα να το μετατρέψουμε σε ένα εξαιρετικά οργανωμένο σύστημα διαχείρισης γνώσης, έχω διαπιστώσει ότι το να το διατηρήσουμε απλό έχει κάνει πολύ πιο εύκολο να το τηρήσουμε.

Τα έγγραφα που λειτουργούν πραγματικά (για μένα)

Όταν άρχισα να χρησιμοποιώ το Obsidian, μπήκα μέσα, δημιουργώντας μια βιβλιοθήκη με σημειώσεις. Δημιούργησα ξεχωριστούς φακέλους για πρακτικά συνάντησης, στόχους και συνεδρίες καταιγισμού ιδεών. Ηχογραφούσα με ευσυνειδησία τις καθημερινές σημειώσεις. Πειραματίστηκα με τη σύνδεση σημειώσεων και μάλιστα δημιούργησα έναν οπτικό καμβά “Κύρια προβολή” που υποτίθεται ότι ήταν το περίφημο κέντρο μου πάντα.

Θεωρητικά, ήταν η τέλεια ρύθμιση για τη διαχείριση των γνώσεών μου. Αλλά στην πράξη, ήταν πλήρης υπερβολή. Όλη αυτή η δομή απλώς καθόταν εκεί, μαζεύοντας σκόνη.

Τελικά, βρήκα τον εαυτό μου να επιστρέφει σε δύο μόνο βασικά έγγραφα: μια εβδομαδιαία λίστα υποχρεώσεων που ονομάζεται «Εστίαση» και ένα μεγάλο, ακατάστατο έγγραφο που ονόμασα «Σχέδιο». Αυτά τα δύο έγγραφα κάνουν τη βαρύτητα για μένα μέρα με τη μέρα, χωρίς την ανάγκη περίπλοκων φακέλων ή υπερ-οργανωμένων συστημάτων σημειώσεων.

Ο Εστία Το έγγραφο είναι η εβδομαδιαία μου λίστα υποχρεώσεων. Σημειώνω όλα όσα πρέπει να αντιμετωπίσω στο άμεσο μέλλον. Μπορεί να είναι τόσο μικρό όσο η απάντηση σε ένα μήνυμα ή η προετοιμασία για μια συνάντηση ή τόσο σημαντική όσο η δημιουργία μιας εντελώς νέας στρατηγικής για τον ιστότοπό μας. Ακόμη και αυτό το άρθρο ξεκίνησε ως ένα αντικείμενο στο Focus.

Στην αρχή κάθε εβδομάδας, αντιγράφω τη λίστα εργασιών της προηγούμενης εβδομάδας στην κορυφή της σελίδας, την προσαρμόζω για την τρέχουσα εβδομάδα και ξεκινάω από την αρχή. Τίποτα δεν γλιστράει μέσα από τις ρωγμές αν δεν επιλέξω να το διαγράψω. Επειδή βλέπω συνεχώς εργασίες από τις προηγούμενες εβδομάδες, έχω την ευκαιρία να συλλάβω ζητήματα που πρέπει να ανοίξουν ξανά ή συνεχείς εργασίες που πρέπει να μεταφερθούν στη νέα εβδομάδα.

Συμβουλή: ενώ το Obsidian δεν το κάνει προφανές, υποστηρίζει την εισαγωγή πλαισίων ελέγχου στις σημειώσεις σας (η συντόμευση είναι Ctrl/Cmd-L). Ο έλεγχος τους είναι εξαιρετικά ικανοποιητικός.

Ο Σύνταξη Το doc, από την άλλη, είναι ο αδόμητος χώρος μου, τα πάντα πηγαίνουν εδώ. Θέλετε να στείλετε ένα σημαντικό email; Μπαίνει στο Σχέδιο. Θέλετε να αντιμετωπίσετε έναν τύπο Airtable ή να σημειώσετε ιδέες για ένα άρθρο; Ιδιο. Εκεί βάζω σημειώσεις έρευνας, συνδέσμους, εικόνες και τυχαίες λίστες mini-to-do — όλα αυτά χωρίς να ανησυχώ για τη μορφή ή τη σειρά.

Εδώ είναι το μέρος που μπορεί να σας φαίνεται παράξενο: Σπάνια διαγράφω οτιδήποτε από το Πρόχειρο. Απλώς συνεχίζω να προσθέτω περισσότερα στο κάτω μέρος. Επειδή είναι τόσο γρήγορο στην κύλιση, είναι εύκολο να βρω κάτι από εβδομάδες πριν, αν το χρειαστώ. Αυτή η προσέγγιση “ωμής βίας” μπορεί να μην είναι η πιο εκλεπτυσμένη, αλλά με σώζει από το να χάσω σημειώσεις ή ιδέες διάσπαρτες στα Έγγραφα Google, στο Slack, στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στις εφαρμογές υποχρεώσεων ή ακόμα χειρότερα στην πολύ εσφαλμένη μνήμη μου.

Μεταξύ Εστίασης και Σχεδίασης, βρήκα έναν τρόπο να παρακολουθώ περίπου το 90% του τι χρειάζομαι χωρίς να πληρώνω τον «φόρο παραγωγικότητας» της συνεχούς διατήρησης και οργάνωσης σημειώσεων. Δεν υπάρχει καθημερινή συντήρηση, δεν υπάρχουν περίπλοκες δομές φακέλων — μόνο δύο απλά έγγραφα που ταιριάζουν φυσικά στη ροή εργασίας μου.

Δεν είναι ένα εκλεπτυσμένο, ολοκληρωμένο σύστημα, αλλά λειτουργεί για μένα, και ειλικρινά, νομίζω ότι θα μπορούσε να λειτουργήσει για πολλούς ανθρώπους. Ωστόσο, εάν και όταν αποφασίσω ότι το σύστημά μου πρέπει να είναι πιο περίπλοκο, θα το βελτιώσω εύκολα χάρη στην ευελιξία του Obsidian.

Περιμένετε, δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό με άλλες εφαρμογές;

Ναι, μπορείτε οπωσδήποτε να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google ή οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου για να διατηρήσετε μια εβδομαδιαία λίστα υποχρεώσεων και μια εκτελούμενη ένδειξη σημειώσεων. Σας είπα ότι τελικά είναι δύο απλά έγγραφα.

Αλλά το Obsidian προσφέρει κάτι που αυτά τα άλλα εργαλεία δεν προσφέρουν. Είναι τόσο γρήγορο όσο και λιτό όταν θέλω να είναι διακριτικό (τις περισσότερες φορές) και εξαιρετικά ισχυρό όταν χρειάζεται να καινοτομήσω με τον τρόπο που κάνω τη δουλειά μου.

Αυτό είναι ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα του Obsidian — η δυνατότητα επέκτασης και προσαρμογής του ατελείωτα. Έχω ήδη προσθέσει θέματα για να φαίνεται όπως θέλω, βρήκα πολλές προσθήκες που κάνουν την καθημερινότητά μου πιο εύκολη και βελτίωσα τη διεπαφή χρήστη για να ταιριάζει στο στυλ εργασίας μου. Αισθάνεται προσωπικό, σαν έναν χώρο εργασίας που έχω φτιάξει για τον εαυτό μου.

Και εδώ είναι το kicker: Έχω γρατσουνίσει μόλις την επιφάνεια. Υπάρχουν ακόμα τόσα πολλά να εξερευνήσετε — προσθήκες που θα μπορούσαν να αλλάξουν εντελώς τον τρόπο χρήσης μου, προσαρμογές CSS για το στυλ και επιλογές συγχρονισμού για όταν θέλω να εργαστώ σε όλες τις συσκευές. Είναι σπάνιο για μένα να βρω ένα εργαλείο που να είναι τόσο προσαρμόσιμο και να έχει τόσες πολλές αναξιοποίητες δυνατότητες, και είμαι πραγματικά ενθουσιασμένος που θα βουτήξω βαθύτερα στο τι μπορεί να κάνει το Obsidian. Και ενώ η ρύθμιση μου είναι βασική σήμερα, ξέρω ότι θα συνεχίσω να βασίζομαι στο Obsidian αν χρειαστεί να το κάνω ξανά περίπλοκο.

Αν και συμφωνώ ότι το Obsidian έχει μια πιο απότομη καμπύλη εκμάθησης από πολλές εφαρμογές καταναλωτών, δεν θα πρέπει να αποθαρρύνεστε να το δοκιμάσετε. Σίγουρα δεν είναι το είδος της εφαρμογής λήψης σημειώσεων που μπορείτε να ενεργοποιήσετε για να σημειώσετε γρήγορα μια λίστα αγορών — αλλά για οποιαδήποτε άλλη περίπτωση χρήσης, η καμπύλη εκμάθησης αξίζει σίγουρα να αντιμετωπίσετε.

Αν και δεν είναι τεράστιος παράγοντας για μένα, το Obsidian κάνει επίσης κάτι που είναι αρκετά σπάνιο στις μέρες μας — λειτουργεί πλήρως εκτός σύνδεσης και τα δεδομένα σας αποθηκεύονται στον υπολογιστή σας, όχι στο cloud. Υπάρχει μια υπηρεσία 4 $/μήνα που ονομάζεται Obsidian Sync που θα συγχρονίσει τις σημειώσεις σας σε όλες τις συσκευές, αλλά είναι εντελώς προαιρετικό. Ω, και η εφαρμογή δεν σας επιβάλλει καμία λειτουργία τεχνητής νοημοσύνης (αλλά μπορείτε εύκολα να ενσωματώσετε το ChatGPT μέσω μιας προσθήκης εάν το θέλετε). Μιλώντας για AI, το πρώτο NotebookLM της Google με AI αξίζει σίγουρα να το ελέγξετε.

Μερικοί πόροι για να ξεκινήσετε με το Obsidian

Ο Οψιδιανός μπορεί να είναι λίγο εκφοβιστικός, επομένως εδώ είναι μερικοί πόροι που προτείνω στους αρχάριους του Obsidian.

Και με αυτό, θα επιστρέψω στη λίστα με το Focus.